Template de proposition commerciale

L'essentiel

• Ce template sert à produire une proposition de 8 à 12 pages, lisible par un dirigeant non technique, vérifiable par son responsable informatique.
• Les variables sont entre crochets : [nom du cabinet], [nombre d'utilisateurs], etc.
• Chaque section précise l'objectif, le contenu type et les pièges observés ou anticipés.
• Aucun prix n'est fixé dans ce dossier : la section Prix renvoie aux hypothèses de la page Coûts et pricing.
• Règle : ne promettre que ce qui est au statut « prototype » ou « validé » dans le catalogue.

Page de garde et résumé

Objectif. Donner en une page ce que le client achète, pour qui, à quel prix, avec quel engagement.

Contenu type. « Box IA Entreprise pour [nom du cabinet] : un assistant IA sur vos dossiers, installé dans vos locaux, pour [nombre d'utilisateurs] utilisateurs. Investissement : [montant] € HT. Mensualité : [montant] € HT. Mise en service : [durée] semaines après commande. Offre valable jusqu'au [date]. »

Pièges. Résumé trop technique ; absence de date de validité alors que le prix de la machine varie (voir historique dans Coûts).

1. Votre problème

Objectif. Montrer que nous avons compris la situation du client, dans ses mots.

Contenu type. Trois à cinq constats issus du rendez-vous de découverte : « [nombre] dossiers actifs, [volume] Go de documents sur [emplacement] ; recherche d'une pièce estimée à [durée] par jour et par personne ; usage actuel d'outils cloud : [oui, non, en cachette] ; contraintes déontologiques rappelées par [ordre, client, contrat]. »

Pièges. Recopier un texte générique ; citer une douleur que le client n'a pas exprimée ; oublier le prestataire IT dans la description de l'existant.

2. La solution

Objectif. Décrire la Box en langage métier, avec trois usages phares choisis pour ce client.

Contenu type. « Un serveur installé chez vous, qui indexe [dossiers concernés] et répond à vos questions avec la pièce et la page citées. Trois usages retenus avec vous : [usage 1], [usage 2], [usage 3]. Ce que la Box ne fait pas : [limites explicites : pas de recherche web, pas de jurisprudence externe, un à trois utilisateurs simultanés]. »

Pièges. Promettre « aussi bon que ChatGPT » ; oublier la section « ce que la Box ne fait pas », qui protège la relation ; lister quinze usages au lieu de trois.

3. Architecture

Objectif. Rassurer le responsable informatique sans perdre le dirigeant.

Contenu type. Un schéma simple, puis la liste des composants avec leur rôle.

« Machine : [modèle de machine], [mémoire] Go, installée dans [local technique]. Réseau : adresse [adresse IP], [VLAN si applicable]. Flux sortants : mises à jour et sauvegarde chiffrée uniquement. Accès distant du mainteneur : [mode, nominatif, journalisé]. » Renvoi vers la page Architecture en annexe technique.

Pièges. Schéma en spaghetti ; oublier de nommer le partage réseau source ; ne pas dire où la machine sera posée physiquement (bruit, chaleur, accès).

4. Sécurité

Objectif. Répondre avant qu'on les pose aux questions du responsable informatique.

Contenu type. Chiffrement des disques avec clé détenue par le client ; comptes nominatifs et second facteur ; permissions par dossier appliquées avant la recherche ; journal des questions et des accès, conservé [durée] ; accès administrateur du prestataire nominatif, journalisé, révocable ; mises à jour de sécurité sous [délai] ; tests de fuite inter-dossiers à chaque mise à jour. Annexe : checklist d'installation.

Pièges. Affirmer « inviolable » ; ne pas mentionner que le prestataire a un accès ; oublier la stabilité matérielle non éprouvée si le client la demande.

5. Confidentialité et conformité

Objectif. Donner au client les éléments qu'il devra présenter à son ordre, ses clients ou la CNIL.

Contenu type. « Vos données ne quittent pas vos locaux. La CNIL recommande de privilégier les solutions sur site pour les documents sensibles ¹ ; le CNB décrit l'installation d'un LLM sur les systèmes du cabinet comme l'une des seules manières d'éliminer les risques de souveraineté ². Vous êtes responsable de traitement ; nous sommes sous-traitant au sens de l'article 28 : contrat joint, clause de secret professionnel. Nous vous fournissons un modèle de registre et vous accompagnons dans l'analyse d'impact ([durée] incluse). »

Pièges. Promettre la conformité « garantie » ; se présenter comme responsable de traitement ; oublier que l'AIPD est l'affaire du client, même si nous l'aidons.

6. Fonctionnalités

Objectif. Lister précisément ce qui est livré, version par version.

Contenu type. Tableau extrait du catalogue filtré sur la version vendue : « Inclus à la mise en service : [liste]. Prévu dans les mises à jour incluses : [liste avec échéance indicative]. Options : [liste]. »

Pièges. Mélanger l'inclus et le prévu ; inclure une fonctionnalité au statut « idée ».

7. Déploiement

Objectif. Rendre concret le chemin entre la signature et le premier usage.

Contenu type. « Semaine 1 : commande de la machine, recueil des prérequis avec [prestataire IT]. Semaine [n] : réception, préparation chez nous. Jour J : installation sur site, [durée]. J+1 à J+[n] : indexation de [dossiers], configuration des groupes [liste]. J+[n] : formation. J+[n] : recette avec tests de fuite. Prérequis à votre charge : [prise réseau, adresse, accès au partage, compte de service]. »

Pièges. Sous-estimer le délai de livraison de la machine (rupture de stock constatée en septembre 2026) ; ne pas nommer qui livre les prérequis.

8. Formation

Objectif. Garantir l'adoption.

Contenu type. « Session utilisateurs de [durée] pour [nombre] personnes : les trois usages, la vérification des sources, la charte d'usage. Session référent de [durée] : ajout d'un utilisateur, d'un dossier, lecture du tableau de bord. Support de formation remis. Point d'usage à [n] semaines. »

Pièges. Formation trop longue ou trop technique ; absence de référent interne désigné.

9. Maintenance et support

Objectif. Dire ce que couvre la mensualité et ce qu'elle ne couvre pas.

Contenu type. « Inclus : supervision à distance, mises à jour testées, sauvegarde hors site chiffrée de [volume] Go, support [canal] en heures ouvrées, [nombre] heures d'intervention par mois, remplacement matériel sous [délai] ouvrées. Non inclus : [réseau du cabinet, postes, connecteurs additionnels, formations supplémentaires]. Garantie constructeur : [durée]. »

Pièges. Délai de rétablissement promis sans machine de rechange en stock ; heures d'intervention illimitées.

10. Prix

Objectif. Un prix lisible en deux lignes, détaillé en annexe.

Contenu type. « Mise en service : [montant] € HT, comprenant machine, installation, indexation initiale, formation. Mensualité : [montant] € HT, engagement [durée], révisable annuellement. Options : [liste avec prix]. Conditions de paiement : [acompte, solde]. »

Pièges. Prix de la machine périmé ; mensualité qui ne couvre pas le temps réel de maintenance ; absence de clause de révision.

11. Options

Objectif. Permettre au client de composer sans renégocier.

Contenu type. Accès distant VPN [prix] ; NAS de sauvegarde fourni [prix] ; connecteur messagerie [prix] ; formation métier additionnelle [prix] ; machine de rechange dédiée [prix].

Pièges. Options indispensables présentées comme facultatives (sauvegarde).

12. Planning et prochaines étapes

Objectif. Obtenir une décision.

Contenu type. « Validité de l'offre : [date]. Décision : [date]. Commande machine : [date]. Mise en service visée : [date]. Signataires : [noms]. Prochaine étape : [démonstration, POC, signature]. »

Pièges. Absence de date de décision ; planning qui ignore le délai de livraison de la machine.

Annexes recommandées

• Contrat de sous-traitance (art. 28 RGPD) avec clause de secret professionnel.
• Fiche de prérequis réseau d'une page pour le prestataire IT.
• Modèle de registre de traitement et plan d'AIPD.
• Charte d'usage de l'IA pour les collaborateurs.
• Fiche technique de la machine.