Cabinet d'avocats de 5 à 10 personnes

L'essentiel

• Un cabinet de 5 à 10 personnes gère des milliers de documents couverts par le secret professionnel ; les IA cloud lui sont déconseillées ou interdites pour ces contenus.
• La Box IA apporte recherche, résumé, chronologie, comparaison de contrats et brouillons de courriers, sur les dossiers du cabinet, sans qu'aucune donnée ne sorte.
• La contrainte structurante : un avocat ne doit jamais obtenir, même indirectement, une information d'un dossier auquel il n'a pas accès. Les permissions s'appliquent avant la recherche.
• Chaque réponse doit citer sa source (fichier, page, extrait) ; sans source, elle est marquée comme telle.
• Cas étudié sur documentation ; rien n'est prototypé. Les usages sont classés par valeur, difficulté et risque pour orienter le POC.

Secteur et contexte

Le cabinet type : deux ou trois associés, deux à quatre avocats collaborateurs, une ou deux secrétaires ou assistantes juridiques, parfois un stagiaire. Matières mixtes (droit des affaires, contentieux, droit social, parfois pénal). Les documents vivent sur un partage réseau organisé par client puis par dossier, dans la messagerie Outlook ou Exchange, et parfois dans un logiciel métier de gestion de cabinet (facturation, agenda, pièces). Le poste de travail est Windows, l'informatique est externalisée à un prestataire local.

Le CNB interdit de transmettre à une IA générative tierce le nom des clients, les pièces d'un dossier ou des éléments de stratégie ¹. Toutes les pièces du dossier sont couvertes par le secret professionnel ². Résultat : les usages les plus utiles de l'IA (« résume ce dossier », « rédige la réponse à cette lettre ») sont hors de portée avec les outils grand public, sauf pseudonymisation manuelle fastidieuse.

Le problème

• Retrouver une pièce précise dans un dossier de plusieurs centaines de documents prend du temps facturable non facturé.
• Reprendre un dossier laissé par un confrère demande de tout relire.
• Les courriers, conclusions et contrats reprennent des modèles maison dispersés.
• Les stagiaires et jeunes collaborateurs ne connaissent pas encore les usages du cabinet.
• Le secrétariat trie un volume important de courriers et de courriels entrants.

Utilisateurs

Workflow actuel et avec la Box

Usages détaillés

Valeur et difficulté sont notées de 1 à 5 (estimation, à confirmer en POC).

Données nécessaires et sensibilité

Toute indexation constitue un traitement dont le cabinet est responsable ; le prestataire de la Box est sous-traitant. L'AIPD est fortement recommandée : deux critères G29 sont vraisemblablement réunis ⁴ (Q-010). Le détail juridique est dans RGPD et avocats.

Permissions par dossier

Principe (ADR-003) : le filtre de permissions s'applique avant la recherche vectorielle, jamais après. Une réponse ne peut contenir un extrait d'un document que l'utilisateur ne pourrait pas ouvrir lui-même.

Exemple de matrice :

Mise en œuvre : groupes dans l'interface, collections privées avec droits explicites par groupe, et en défense en profondeur un filtre au niveau de la base vectorielle (RLS ou payload multi-tenant). L'historique 2026 d'Open WebUI compte plusieurs contournements du contrôle d'accès aux knowledge bases ⁶ : le filtre applicatif seul est insuffisant. Détail dans permissions.

Intégrations

Exigences de restitution

• Chaque affirmation fondée sur un document : nom du fichier, page ou paragraphe, extrait cité, lien qui ouvre le document.
• Réponse sans source : mention explicite « aucune source dans vos dossiers ».
• Langue : français, registre juridique, sans anglicisme d'interface.
• Historique des conversations conservé par utilisateur, exportable, supprimable.
• Journal d'audit : qui, quand, quelle question, quels documents consultés ; conservation 6 à 12 mois ⁵ ; utilisateurs informés.

Risques

Indicateurs de succès

• Temps de recherche d'une pièce : avant et après (auto-déclaré, puis mesuré).
• Part des utilisateurs actifs chaque semaine (cible à fixer au pilote ; hypothèse : plus de 70 %).
• Taux de réponses jugées correctes et correctement sourcées sur un jeu de questions de référence (cible à fixer avant le POC).
• Zéro incident de fuite inter-dossiers sur la batterie de tests.
• Satisfaction sur questionnaire (voir POC).
• Renouvellement du contrat de maintenance à douze mois.

Statut

Étudié sur documentation (septembre 2026). Aucun test sur machine. Le POC utilisera un jeu de documents fictif et anonymisé ; le pilote nécessitera un cabinet volontaire, une AIPD et un contrat de sous-traitance.

Notes

• Le cabinet pilote idéal : un associé motivé, un prestataire IT coopératif, un partage réseau déjà organisé par dossier, pas de matière pénale au démarrage.
• Le logiciel métier reste l'inconnue principale des intégrations : à recenser lors des premiers entretiens.
• Ce cas sert de gabarit pour les autres secteurs : les permissions par dossier et les citations sont transposables telles quelles.